Dokumente mit Dokumententyp klassifizieren

Hochgeladene Dokumente können in Dokumententypen unterteilt und klassifiziert werden. Die Klassifizierung kann manuell für jedes einzelne Dokument ausgewählt werden oder die Klassifizierung der Dokumente kann nach dem Hochladen automatisch erfolgen.

1. Manuelle Klassifizierung:
   1. Gehen Sie im Menü zu „Einstellungen>Allgemein>Dokumententyp“.
   2. In der Tabelle werden die Dokumententypen angezeigt.
   3. Klicken Sie in der oberen Leiste auf „Neu“ um einen neuen Dokumententyp anzulegen oder wählen Sie einen vorhandenen Dokumententyp.
   4. Bearbeiten Sie die folgenden Felder:
      1. Geben Sie im Feld „Name“ den Namen für den Dokumententyp ein.
      2. Im Feld „Style“ wird definiert, wie der Link zum Dokument aussehen soll. Die Farbe muss im CSS-Format wie folgt eingegeben werden: „color:#000000“.
      3. Der Haken „Kunde“ definiert, ob ein Dokument mit dem ausgewählten Dokumententyp für Ihren Kunden im Kundenportal sichtbar ist. Der Haken kann in der Sendungsmaske übersteuert werden.
      4. Der Haken „Status X“ definiert, ob ein Dokument mit dem ausgewählten Dokumententyp ein Kreuz (X) in der Sendungstabelle in der Spalte „Dx“ setzen soll. Also eine Markierung, dass es sich um ein relevantes Dokument handelt, z.B. Ablieferpapiere. Der Haken kann in der Sendungsmaske übersteuert werden.
      5. Der Haken „Rechnung“ definiert, ob ein Dokument mit dem ausgewählten Dokumententyp als zusätzlicher Anhang zur Rechnungsmail geschickt wird.
   5. Klicken Sie in der Toolbar auf „Speichern“.
   6. Gehen Sie im Menü in das Programm „Sendungen>Sendung“.
   7. Wählen Sie eine vorhandene Sendung aus.
   8. Unter „Datei>Dokumente“ können Sie jetzt den neu erstellten Dokumententyp für das hochgeladene Dokument, durch einen Klick auf das „Stift“-Symbol auswählen und so das Dokument klassifizieren.
2. Automatische Klassifizierung:
   1. Gehen Sie zu „Einstellungen>Allgemein>Dokumententyp zuordnen“.
   2. In der Tabelle sehen Sie die standartmäßigen Dokumententypen, die dem Dokument nach dem Hochladen automatisch zugeordnet werden.
      1. Wenn das hochzuladenden Dokument z.B. den Dateinamen „COL_PIC_123456.png“ trägt, wird automatisch der Dokumententyp „Abholung Photo“ zugeordnet.
   3. In der Spalte „Zuordnen“ wird definiert, welchen Begriff der Name des hochzuladenden Dokumentes enthalten muss.
   4. In der Spalte „Dokumententyp“ wird definiert, um welchen Dokumententyp es sich bei dem Dokument handelt.