Dokumente mit Dokumententyp klassifizieren

Hochgeladene Dokumente können in Dokumententypen unterteilt und klassifiziert werden. Die Klassifizierung kann manuell für jedes einzelne Dokument ausgewählt werden oder die Klassifizierung der Dokumente kann nach dem Hochladen automatisch erfolgen.

1. Manuelle Klassifizierung:
   1. Gehen Sie zu „Einstellungen>Allgemein>Dokumententyp“.
   2. In der Tabelle sehen Sie die Dokumententypen.
   3. Klicken Sie auf „Neu“ um einen neuen Dokumententyp anzulegen oder wählen Sie einen vorhandenen Dokumententyp.
   4. Bearbeiten Sie die folgenden Felder:
      1. Geben Sie im Feld „Name“ den Namen für das Dokument an.
      2. Im Feld „Style“ wird definiert, wie der Link zum Dokument aussehen soll.
      3. In den Feldern „Kunde“ und „Subunternehmen“, können Sie jeweils festlegen, ob das Dokument mit dem Dokumententyp dem Kunden bzw. dem Subunternehmer automatisch im Kundenportal bzw. im Subunternehmerportal zur Verfügung stehen soll. Die Häkchen können in der Sendungsmaske übersteuert werden.
      4. Im Feld „Status X“ können Sie festlegen, ob das Dokument mit dem Dokumententyp ein Kreuz (x) in der Sendungstabelle in der Spalte „Dx“ setzen soll. Also eine Markierung, dass es sich um ein relevantes Dokument handelt, z.B. Ablieferpapiere. Das Häkchen kann in der Sendungsmaske übersteuert werden.
   5. Klicken Sie in der Toolbar auf „Speichern“.
   6. Gehen Sie im Menü in das Programm „den>Sendung“. Unter „Datei>Dokumente“ können Sie jetzt die neu erstellten Dokumententyp für das hochgeladene Dokument, durch einen Klick auf das „Stift“-Symbol auswählen und so das Dokument klassifizieren.
2. Automatische Klassifizierung:
   1. Gehen Sie zu „Einstellungen>Allgemein>Dokumententyp zuordnen“.
   2. In der Tabelle sehen Sie die standartmäßgien Dokumententypen, die dem Dokument nach dem Hochladen automatisch zugeordnet werden.
   3. In der Spalte „Zuordnen“ wird definiert, welchen Begriff der Name des Dokumentes enthalten muss. In der Spalte „Dokumententyp“ wird definiert, um welchen Dokumententyp es sich bei dem Dokument handelt.