Dokumente zu Sendungen hochladen

In der cloudbasierten Speditionssoftware Logistiqo können Sie Dokumente und Dateien zu Sendungen hochladen. Das können verschiedene Dokumente sein wie zum Beispiel Lieferpapiere, Fotos von Schäden, Zollpapiere. Nahezu alle Dateitypen , wie zum Beispiel .pdf, .doc oder .jpg, können hochgeladen werden. Sie und Ihr Team können anschließend von überall aus auf  Ihre hochgeladenen Dokumente zugreifen.

Dokumente zu Sendungen hochladen

  1. Gehen Sie im Menü zu „Sendungen>Sendung“.
  2. Wählen Sie unten in der Tabelle eine Sendung aus.
  3. Klicken Sie auf „Datei>Dokumente“. Es öffnet sich ein Pop-Up, in dem die Dokumente angezeigt werden, die zu der Sendung hochgeladen wurden.
  4. Um eine neue Datei hochzuladen, klicken Sie auf „Auswählen“. Wählen Sie eine Datei auf Ihrem lokalen Computer. Klicken Sie anschließend auf „Hochladen“. Die Datei wurde jetzt in Logistiqo zu der ausgewählten Sendung hochgeladen. Tipp: Statt die Datei manuell auszuwählen, können Sie die Datei auch per Drag & Drop in das obere Viereck ziehen und dann hochladen.
  5. Nach dem Hochladen des Dokuments können Sie es noch klassifizieren und einen Dokumententyp zuordnen. Die vier Häkchen neben dem Dokument bedeuten folgendes:
    1. Kunde: Falls der Haken gesetzt ist, sieht der Kunde das Dokument in seinem Kundenzugang.
    2. Subunternehmer: Falls der Haken gesetzt ist, sieht der Subunternehmer das Dokument in seinem Subunternehmerzugang.
    3. Status: Falls der Haken gesetzt ist, markieren Sie das Dokument gesondert als relevantes Dokument für die Abrechnung. Wird üblicherweise genutzt, falls regelmäßig verschiedene Dokumente hochgeladen werden, aber für die Abrechnung zum Beispiel nur die Lieferpapiere relevant sind.
    4. Rechnung: Falls der Haken gesetzt ist, wird das Dokument als Anhang zur Rechnung per Mail mitgeschickt.

Dokumentenstapel: Viele Dokumente hochladen und automatisch zu Sendungen zuordnen.

Damit Sie Dokumente (z.B. Lieferpapiere) nicht einzeln zu den jeweiligen Sendungen hochladen müssen (siehe oben), gibt es in der Speditionssoftware Logistiqo zusätzlich die Funktion „Dokumentenstapel“. Hier haben Sie die Möglichkeit viele Dokumente als einen Stapel in einem Schritt hochzuladen und automatisch zu den Sendungen zuzuordnen. Das Programm funktioniert wie folgt:

  1. Drucken Sie zu der jeweiligen Sendung das Auftragsdossier in der jeweiligen Sendung unter „Drucken>Auftragsdossier“ oder um mehrere Auftragsdossiers zu drucken, klicken Sie auf „Drucken>Auftragsdossiers max. 60“.
    Das Auftragsdossier enthält einen Barcode, mit dessen Hilfe die jeweiligen Dokumente zu der Sendung zugeordnet werden können.
  2. Nachdem Sie mehrere Auftragsdossiers gedruckt haben, nehmen Sie das Auftragsdossier als Deckblatt und legen alle dazugehörigen Dokumente dahinter. Danach das nächste Auftragsdossier und die dazugehörigen Dokumente usw.
    Also ein Stapel: Auftragsdossier 1 – Dokumente zu 1 – Auftragsdossier 2 – Dokumente zu 2 – Auftragsdossier 3 – Dokumente zu 3 – …
  3. Scannen Sie den Stapel mit Ihrem Scanner als eine PDF-Datei und speichern Sie die Datei an einem auffindbaren Ort auf Ihrem lokalen Computer.
  4. Gehen Sie im Menü zu „Weitere>Dokumentenstapel“.
  5. Klicken Sie auf „Choose“ und suchen und wählen Sie die eingescannte PDF-Datei.
  6. Klicken Sie im Programm auf „Hochladen“.
  7. Falls gewünscht, wählen Sie einen Dokumententyp für die hochgeladenen Dokumente.
  8. Klicken Sie auf „Zu Sendungen zuordnen“. Die PDF-Datei wird jetzt hochgeladen und vor jedem Auftragsdossier geteilt und die Dokumente zu jeder Sendung zugeordnet. Der Prozess kann etwas dauern.

WICHTIG: Falls kein lesbarer Barcode auf der ersten eingescannten Seite des Dokumenten-Stapel erkannt wird, bricht das Programm den Scanning-Prozess für diesen Dokumenten-Stapel ab.

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