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Rechnungsmail: Automatischer Mailversand von Rechnungen.

Grundsätzlich können Sie alle Rechnungen manuell und einzeln mailen, siehe dazu im FAQ hier.

Mit der Funktion „Rechnungsmail“ können Sie viele Rechnungen in einem Zug und automatisch mailen und drucken.

Um erstellte Rechnungen automatisch in einem Schritt zu mailen und/oder zu drucken, gehen Sie wie folgt vor (es ist dabei egal ob die Rechnung manuell erstellt wurden oder automatisch durch die Funktion Rechnungsstapel).

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

  1. Gehen Sie im Menu zu „Rechnungswesen>Debitoren>Rechnungsmail“.
  2. Unten in der Tabelle sehen Sie alle Rechnungen, die noch nicht gemailt oder gedruckt wurden.
    1. In der Spalte „Ausgabe“ sehen Sie, ob die Rechnung gemailt (Mail) wird oder gedruckt (Print) wird.
      Falls die Rechnung gemailt werden soll, muss für das Unternehmen oder die Kontaktperson eine Mailadresse hinterlegt sein und für die Mailadresse muss im Programm „E-Mail-Adressen“ wiederum der Haken bei „Rechnung“ gesetzt sein. Näheres zu der Vorgehensweise und das richtige Hinterlegen von automatischen Mails finden Sie im FAQ hier.
  3. Im Fenster gibt es verschiedene Einstellungsmöglichkeiten, wie mit den Rechnungen vorgegangen werden soll:
    1. „E-Mail senden“: Soll auf „JA“ gesetzt sein, wenn die Mails automatisch versandt werden sollen.
    2. „Testlauf“: Falls auf „JA“ gesetzt, wird eine Testmail unabhängig von der Filterung in der Tabelle versendet. Falls Sie den Ablauf und Ihre Einstellungen zuerst testen wollen, dann können Sie den Testlauf aktivieren und Ihre eigene Mailadresse hinterlegen. Beim Testlauf wird bei der getesteten Rechnung kein Haken bei „Gesendet“ gesetzt.
    3. „Von Email“: Von welchem Mailaccount die Mails versendet werden sollen (Siehe hierzu auch FAQ Mailaccount einrichten).
    4. „Mit Ausdruck“: Ausdrucken der Rechnungen als eine PDF-Datei, bei denen kein Mailversand hinterlegt wurde (Ausgabe: Print).
  4. Um den Prozess zu starten, klicken Sie auf „Start“. Es werden jetzt alle Rechnungen je nach Einstellung gemailt oder gedruckt.
  5. In „Rechnungswesen>Debitoren>Rechnungen“, sehen Sie jetzt bei den Rechnungen ein grünes Kreuz in der Spalte „@“ (Gemailt) oder in der Spalte „D“ (Ausgedruckt), je nachdem ob die Rechnung gemailt oder gedruckt wurde.

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